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    撬動“歸檔難”痛點打造監督考核新模式

    放大字體  縮小字體 發布日期:2021-05-10    評論:0
    導讀

    撬動“歸檔難”痛點 打造監督考核新模式   一鍵收卷,讓卷宗歸檔不再難  近年來,山東省檢察院為切實解決訴訟檔案歸檔工作中存在的難點痛點堵點,積極探索歸檔流程信息化、智能化、自動化,在現有智慧檔案管理系統的基礎上,組織力量研發了訴訟案件卷宗歸檔

      撬動“歸檔難”痛點 打造監督考核新模式
       一鍵收卷,讓卷宗歸檔不再難

      近年來,山東省檢察院為切實解決訴訟檔案歸檔工作中存在的難點痛點堵點,積極探索歸檔流程信息化、智能化、自動化,在現有智慧檔案管理系統的基礎上,組織力量研發了訴訟案件卷宗歸檔監督新功能模塊,實現了檢察官“隨辦隨歸”,檔案員“一鍵收卷”,分管院領導“隨時調度”,助力訴訟案件歸檔工作提質增效。

      【問題】

      當前,訴訟案件檔案歸檔不及時,催歸缺抓手,歸檔統計繁瑣等現象不同程度地存在,日常檔案管理中的“歸檔難”長期困擾檢察機關訴訟檔案管理工作。

      一是底數不清。因先前的業務應用系統未嵌入應歸案件范圍,各類案件未明確辦結節點,以及部分辦案人員不及時點擊“辦結”按鈕等主客觀因素,導致哪些案件類型應當歸檔、哪些案件已辦結可以歸檔均無法自動推送及統計。信息不通造成檔案管理部門難以監管,更造成了無法準確計算歸檔率。

      二是權責不明?!鞍附Y卷歸”是一個完整的閉環系統,因各個環節缺乏有效監管,時間控制,未與考核相關聯,導致很多時候部門間互相推諉,出現不交卷、不及時交卷、亂交卷等現象。一旦出現問題,無法有效追溯責任人,徹查原因。

      三是統計繁瑣。因系統無法自動推送有關數據,需通過辦案人填報《受理案件辦理情況表》來實現,回填,匯總、更新,一個統計周期內需要重復多次。人工統計方式早已不適應工作要求,數據滯后,錯誤率高,頻繁的統計頻率給辦案人、檔案員帶來巨大的工作負擔。

      【思考與探索】

      隨著最高檢印發《關于開展檢察官業績考評工作的若干規定》,“案件歸檔”被正式列入“檢察業務工作質量”考評項目后,歸檔質效也正式被納入山東省各級檢察機關檢察官考評內容,“隨辦隨歸”“定期通報”成為新的工作模式。如何科學合理地確定歸檔率等式的分子、分母?這是山東省檢察院黨組一直關注的問題。

      一是深度調研摸清基層需求。廣泛征求市縣檔案部門意見,論證在智慧檔案系統中加入自動歸檔考核功能的必要性及可行性。挖掘造成“歸檔難”的難點痛點堵點并逐一確定解決方案,梳理出有關人員在歸檔工作中的分工及考核點,再由軟件研發人員結合智慧檔案系統制定融合解決方案。最終將研發方向確定為統一標準、明晰權責、全程自動、精準考核。

      二是提倡全員參與共同研發。多次召開業務、案管部門協調會,邀請資深業務專家建言獻策,共同梳理“四大檢察”“十大業務”歸檔范圍及辦結節點,充分發揮檢察官主導作用,讓其真正成為規則的制定者與參與者,共同打造出真正“實用、管用、好用”的檢察信息化實戰應用產品。

      三是建用一體,廣接“地氣”。將青島市檢察院及10家基層院全部作為試點單位,統一部署,整體推進,通過大樣本數據快速發現功能短板及隱藏需求,提高系統廣適性。在3個月的時間內廣泛收集檔案員、檢察官提出的各類需求200余項并逐一改進,不斷提高用戶滿意度。同時,通過系統反饋數據細化歸檔考核標準,明確質量指標、效率指標和效果指標,合理設置加、減分項,根據基層切實存在的痛點、堵點設置制約機制,真正解決歸檔時效和質量問題。

      【主要功能和優勢】

      智慧檔案系統實現了與業務應用系統無縫銜接,線上辦案與線下歸檔無縫銜接,案件質量實質性評查與程序性審查無縫銜接、案件歸檔質效與檢察官績效考核無縫銜接。具備權責明晰、部門聯動、公平公開、嚴格考核、容易復制等多項特點,極大減輕了基層負擔,做到了實用、好用、易用。結合業務應用系統電子案件在線歸檔,真正解決線上線下“兩層皮”,打造出雙歸檔的山東模式。通過五個“自動”,切實提升檢察檔案工作規范化、專業化水平。

      一是應歸底數自動推送。通過對業務應用系統案卡數據的實時抓取和歸檔節點的管控,檢察官僅需按照正常辦案流程,應歸底數即可自動推送給業務部門、案管部門及檔案部門。嵌入歸檔監督考核模塊固化、實化、優化,確保被考核單位標準一致,公平考核。避免辦案人不點“辦結”,或者因為主、客觀原因導致無法及時填報統計表導致的延誤匯總時間、數據不準等問題。

      二是案卷流向自動監控。通過物聯網管理,辦案人每到檔案部門移送一個案件的實體卷,個人的未歸數據即同步消除一案。同時對超期卷、問題卷提供后臺提醒,對應歸卷、實歸提供在線比對,保證了線上辦結和線下歸檔實時同步。此功能還為借閱工作提供了全程監管及流向管理。檔案員通過掃碼出、入庫,檔案流向、借閱及歸還時間都有了詳細記錄。

      三是責任歸屬自動判斷。智慧檔案系統根據不同人員身份,設置不同的歸檔倒計時功能,倒逼檢察官和行政人員及時履職。通過對收卷、整改、入庫、借閱以及人員調整、案卷交接等權責邊界一一梳理界定,清晰刻畫檔案管理部門與案管、各業務部門之間的權責邊界,改變了傳統的人、案、卷分離,信息不通、信息不準導致的怠于交卷、疏于質量、難以監管等現狀。

      四是歸檔質效自動考核。通過嚴格的歸檔責任制度,明確檢察官和行政人員只有完成自身應承擔的工作,才能獲得相應的績效得分,切實把歸檔責任落實到每一個環節,每一類人員。

      五是報表數據自動統計。用于歸檔率計算的應歸案件數、已歸案件數和未歸案件數,均由系統自動統計,辦案人、檔案員擺脫了反復填表、核對、計算的大工程;系統實時生成歸檔率排名表、歸檔時效評價等供業務部門、分管領導參考;檔案員可查看某位辦案人未交案卷的明細,甚至可以進一步確認該案卷是否辦結,真正賦予檔案員催歸的底氣,從被動收納轉變為全方位精準管控。

      【應用效果】

      智慧檔案系統在不改變檢察官、案管部門、檔案員原有工作模式情況下,通過流程化、信息化、規范化的系統設置,實現“受案—線上辦結—實質性評查—整卷—程序性審查—歸檔—考核得分”的閉環管理,大幅提高歸檔質效,降低人為因素干擾,為精準考核、公平考核提供完備參考。

      有基層檢察院分管領導表示,數據公平、公開、公正,便于橫向管理全院各部門的歸檔情況。有檢察官表示:可以更直觀地知道哪些案件類型該歸檔,并能及時得到提醒。希望系統繼續開發1.5及2.0成卷規則,適應下一步的工作需要。有檔案員則表示:擺脫了以前“辦案人交什么,自己收什么”的陳舊工作模式,信息化管理模式提高了工作效率。

    劉冰 盧金增 【編輯:張奧林】

     
    (文/小編)
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